Begin met ondergrond, afmetingen en toegang. De baan zelf is niet de enige ruimte die de activiteit nodig heeft.
Geef aan waar meubels, beplanting, doorgangen en andere activiteiten staan. Beschrijf de ondergrond en relevante hoogteverschillen.
Een overzichtsfoto of eenvoudige schets kan helpen. Deel alleen wat nodig is en let op personen en persoonlijke informatie in beeld.
Geef periode, groepsgrootte en de gewenste rol van minigolf in het feest aan. Een doorlopende activiteit vraagt andere afspraken dan een gezamenlijk startmoment.
Bespreek ook de voorbereiding en afronding. Opbouw, uitleg en opruimen hebben een eigen plek naast de speeltijd.
De route voor materiaal naar de opstelling.
Beschrijf de route vanaf de aankomstplek tot aan de tuin. Vermeld smalle doorgangen, treden en een eventuele achterom. Foto’s met een duidelijke maatverwijzing helpen om de situatie te bespreken, zonder al een definitieve opstelling te veronderstellen.
De concrete plek en omstandigheden bespreken.
Bekijk of het beoogde oppervlak vlak, toegankelijk en passend bij het spel is. Let ook op overgangen tussen gras en bestrating. Geef bijzonderheden vooraf door, zodat beschikbare ruimte en praktische mogelijkheden samen kunnen worden beoordeeld.
Ruimte om te wachten, kijken en doorlopen.
Teken de belangrijkste looproutes naast de speelzones. Spelers die een bal volgen mogen andere gasten niet onbedoeld blokkeren. Denk ook aan wachtplekken en aan de route voor mensen die alleen langs het parcours willen lopen.
Leg vast wie het aanspreekpunt is en hoe de begeleiding met de organisatoren samenwerkt. Voor minderjarigen blijft toezicht door verantwoordelijke volwassenen onderdeel van de organisatie.
Verandert weer, locatie of programma, geef dat tijdig door. De opstelling en afspraken moeten bij de actuele omstandigheden passen.
Daarmee kan de praktische voorbereiding worden besproken.
